Алгоритм создания чек-листов
1) Нажимаете на кнопку «Создать чек-лист», открывается форма настройки чек-листов.
2) Выбираете должность для которой создаете чек-лист. Подтягиваются все должности, которые вы создавали на предыдущих этапах.
3) Выбираете филиал для которого создается чек-лист. Если филиал один, выбирайте "Основной".
4) Если ходите создать индивидуальный чек-лист для конкретного работника, выбираете "Пользователя", в этом случае этот чек-лист будет доступен только для конкретного человека. Если чек-листы групповые для всех пользователей в этой должности, то пункт оставить пустым.
5) Заполняете название чек-листа, например «Склад основной».
6) Необходимо выбрать обязательный чек-лист или нет. Если ставим галочку «Обязательный чек-лист», то он будет запускаться автоматически как только пользователь откроет смену. Это исключит возможность пользователем забыть запуск чек-листа для выполнения задач. Если не ставить галочку, то созданный чек-лист будет запускаться только по принуждению, самостоятельно пользователем. К примеру, если вы составляете чек-лист, который должен описывать процесс выполнения задач не каждодневных, а событийных, к примеру чек-лист «Провести генеральную уборку».
7) Далее приступаете к заполнению задач. Заполняете название подраздела, к примеру «Открытие смены». Подразделов можете добавлять сколько вам нужно, в нижней части есть кнопка «Добавить подраздел».
8) Заполняете название задачи и выбираете период и время выполнения.
Тут гибкие возможности создать задачи которые запускаются когда вам нужно:
- По дням. Если выбрать этот пункт, задачи будут запускаться ежедневно при открытии смены в любой день недели и месяца, в то время которое вы выбрали.
- По неделям. Если выбрать этот пункт, появится выбор дня недели. Галочками выбираете в какой день выполнить задачу и время выполнения. Например, определённую задачу вам нужно выполнять по вторникам с 13:00 до 14:00. Выбираете галочкой вторник и проставляете временной диапазон.
- По месяцам. Если выбрать этот пункт, появится поле «дни месяца», тут заполняете числа месяца когда должна появляться задача в чек-листе. К примеру, у вас по 10 и 20 числам месяца ген.уборка на предприятии, в этом случае указываете в поле 10,20.
9) Под полем «Название задачи» есть пункт «Индивидуальная». Эта функция нужна для групповых чек-листов. Если чек-лист создается на группу работников и какая-то задача должна быть выполнена каждым из сотрудников, то ставится эта галочка. К примеру, у вас чек-лист для склада, на складе одновременно находятся и выполняют задачи пять кладовщиков. Есть задача, которую может выполнить любой из сотрудников, например выключить вытяжку, и если один из сотрудников выключил вытяжку и нажал что задача выполнена, то данная задача также выполнится и у других сотрудников. А если задача индивидуальная и её должен выполнить каждый из пяти сотрудников, то ставьте галочку «Индивидуальная». В этом случае у каждого сотрудника эта задача будет обязательной для выполнения.
10) В пунктах выбора временных диапазонов выполнения задач можно указывать период «с [ ] по [ ]», либо указывать конкретное время исполнения задачи. Если указать промежуток времени, к примеру с [11:00] до [13:00], именно в этот период задача будет доступна для выполнения. Ранее этого времени (11:00) задачу выполнить будет невозможно, а по истечению верхнего диапазона времени (13:00) задача уже станет просеченной по времени и будет в отчете подсвечиваться красным цветом. Пункт времени «В [ ]» заполняется если задачу нужно выполнить в конкретное время. Задача становится активной за 10 минут до указанного времени. К примеру, нужно выключить вытяжку на предприятии в 22:00, задача станет активной для выполнения в 21:50.
11) В правой части от блока с выбором времени выполнения есть функция PUSH. Выбирая этот пункт, исполнитель задачи будет получать PUSH-уведомление о необходимости выполнить задачу в своем браузере. Как правило, эту функцию используют для самых важных задач, чтобы пользователь получил дополнительное напоминание.
12) Под функцией PUSH есть функция «Дата начала», выбирается в случае если задача должна начаться с какого-то определенного дня.
Таким образком, вы создаете максимально гибкие чек-листы для своего предприятия.
Рекомендуем для каждого отдела и должности создавать отдельные чек-листы, чтобы ими было удобнее управлять и редактировать.